一、什么样的情况下才需要开具红字增值税专用发票?
符合作废条件是指同时具备以下情形：
(2)销售方未抄税并且未记账;
举个例子：甲公司(增值税一般纳税人)于2018年1月23日向乙公司(增值税一般纳税人)购进一批办公用品，乙公司当月开具了增值税专用发票，金额1000元，税额170元。2月27日，甲公司会计将要认证时，发现专用发票上的甲公司地址开具错误，于是将发票退回乙公司，要求其重新开具正确的发票。此时因发票已经跨月，不能作废，乙公司需要通过开具红字发票处理，然后再开具正确的发票。
不需要到税务机关办理，直接在税控系统中操作即可。具体步骤如下：
(2)主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。
(4)纳税人也可凭《信息表》电子信息或纸质资料到税务机关对《信息表》内容进行系统校验。
(1)购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统(以下简称“新系统”)中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》(以下简称《信息表》，详见附件)，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。
(3)销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。
四、税务机关为小规模纳税人代开的专用发票如何开具红字专用发票?
举个例子：如果乙公司是小规模纳税人，原发票是乙公司到税务机关代开的，那么应该由代开的税务机关根据规定填开《信息表》并开具红字发票。
对于销货部分退回及发生销售折让，或者购买方已经认证，或者已将发票入账，则不能将原发票退回，销售方需要将红字发票交付购买方，购买方取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。
举个例子：上述情况中的乙公司就不需要将红字发票交给甲公司，而应该由开票方留存。
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